معرفی آشنایی با شغل متصدی امور دفتری

[Like crazy<3]

به ساده ترین بیان، مدیریت دفتری را می توان بعنوان نگهداری، سازماندهی و کنترل روند کاری در درون یک سازمان ، تعریف کرد. مدیریت امور دفتری و عضویت پذیری به تساوی قابل اعمال در سازمانهای کوچک و بزرگ، می باشند، چرا که اصولا اعمال آنان به روند امور تجاری جریان داده و به عملکرد روان کارها در زمان سرویس دهی شرکت، کمک می کنند. مدیریت عضویت پذیری شامل رسیدگی به پذیره نویسی ها، سرویس دهی به اعضا و دیگر امور مربوطه، است.

مدیریت دفتری و اهداف آن

مدیریت دفتری ذاتاً شامل فراهم آوردن گزارشات و وارد کردن داده ها در راستای سلسله مراتب و سیاست های شرکت است. در شرکت های کوچک تر، مدیریت دفتری و عضویت پذیری به پشتیبانی امور حقوقی و تنظیم قرار ملاقات ها، تعمیم می یابد. در شرکت های بزرگ، مذیران دفتری وظایف فرعی مشخص دیگری را نیز بر عهده دارند. هدف اصلی از مدیریت دفتری و عضویت پذیری، ایجاد هماهنگی و توازن در محیط کار، حداکثر کارآمدی و سوددهی تجارت ها است.
در اغلب شرکت ها، کار مدیریت دفتر، بصورت دستی، توسط مدیر دفتری که در نهایت دقت و صحت چندین وظیفه و فعالیت را همزمان انجام می دهد، تا امور شرکت روان تر باشند، انجام می پذیرد.

در حالیکه شرح وظایف مدیران دفتری از شرکت های کوچک به بزرگ، متفاوت تعریف می شوند، در مجموع وظایف کلی شان در هر دو مورد بسیار شبیه است. در همه شرکت ها، از تمامی مدیران دفاتر انتظار می رود که بر فعالیت های خاصی نظارت داشته و اطمینان حاصل نمایند که آن فعالیت ها بسیار روان و در نهایت کارآمدی، انجام می شوند.

یکی از مهم ترین مسئولیت های یک مدیر دفتر، نظارت بر عملکرد پرسنل، بطور مستمر و عاری از حب و بغض است. این وظایف احتمالا شامل استخدام کارکنان جدید یا در صورت لزوم، پایان دادن به کار برخی کارمندان، حل و فصل هر گونه مشکلی که احتمالا در شرکت بروز کند، می باشد.
همچنین، مدیران دفتری، فروش ماهیانه را گزارش، نحوه عملکرد گروه فروش را پیگیری و در صورت نیاز گزارش نقاط پیشرفت را تهیه می نمایند. کار مدیریت دفتری شامل نظارت بر سیستم های کامپیوتری، رسیدگی به پرداخت حقوق ها و مخارج، رسیدگی به کاغذبازی ها و همچنین فاکتورهای فروش، نیز می باشد.

تعریف متصدی:

متصدی کسی که مباشر کار و شغلی است.

متصدیان این شغل تحت نظارت مقام مافوق عهده دار مطالعه و بررسی و یا سرپرستی فعالیتهای مربوط به امور اداری و استخدامی در وزارتخانه ها و سازمانهای دولتی می باشند .

شرح وظایف متصدی امور دفتری:

1-نامه هاي وارده را مطالعه نموده سپس ترتيب ثبت و الصاق سوابق مربوطه را توسط متصديان ذيربط مي دهد .

2-پيش نويسها و گزارشات مربوطه را تهيه مي كند .

3-نامه هاي ماشين شده را مطالعه و در ثبت و ارسال نامه ها نظارت مستمر مي نمايد .

4- .به منظور حسن انجام كار كاركنان امور دفتري نظارت لازم بعمل مي آورد .

5-در صورت مشاهده بي ترتيبي و نارسائي ، آموزشهاي لازم را به افراد مربوطه داده و گزارش جهت مقام مافوق تهيه مي كند .

6-در ثبت نامه ها و ارسال آنها به ساير واحدها نظارت مي نمايد .

7-پيش نويسهاي امضاء شده را دريافت و ترتيب ماشين كردن و ارسال آنها را طبق دستور مافوق مي دهد .

8-كليه نامه هاي وارده را پس از مطالعه تفكيك نموده پس از قيد شماره واحد مربوطه جهت ارسال به مامور مربوطه تحويل مي دهد .

9-نامه هاي صادره را تفكيك نموده پس از الصاق ضمائم جهت ارسال به متصدي مربوطه تسليم مي نمايد .

10-ساير امور مربوطه را برابر قوانين و مقررات طبق دستور مافوق انجام مي دهد .

11- کسب دستور و برنامه کار از سرپرست مربوطه

12- ثبت نامه های وارده ، صادره و داخلی در سیستم اتوماسیون اداری

13- قرائت نامه های وارده و صادره و تلخیص مطالب آنها

14- تفکیک و توزیع نامه های وارده و صادره برای ارجاع به اقدام کننده

15- تنظیم برنامه نامه رسانی و تقسیم نامه ها بین آنها با توجه به گردش کار هر یک

16- کمک در بایگانی پرونده ها و اوراق اداری

17- پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست متقاضیان

18- تهیه گزارش از فعالیتها و مشکلات جهت سرپرست مربوطه

19- انجام سایر اموردر زمینه شغل مورد تصدی طبق دستور مقام مافوق